Bir sonraki sprint incelemesini planlarken, proje lideri üst düzey bir yöneticiden PMO'nun aylık raporundan daha ayrıntılı bir şablon kullanarak bir durum raporu talebi alır. Ekip, işleri elektronik bir ürün iş listesi ve bir kanban panosu ile takip etmektedir. Proje yöneticisi bundan sonra ne yapmalıdır?

Proje yöneticisinin öncelikle üst düzey yöneticiyle iletişime geçerek bilgi ihtiyaçlarını netleştirmesi gerekir. Mevcut raporlama mekanizmaları (ürün iş listesi ve kanban panosu) yöneticinin istediği ayrıntıları zaten sağlıyor olabilir veya yönetici farklı bir formatta bilgiye ihtiyaç duyuyor olabilir. Bu adım, gereksiz iş yükünü önler ve doğru bilginin doğru formatta sunulmasını sağlar. Ürün iş listesine doğrudan erişim vermek veya kanban panosunu incelemek, yöneticinin tam olarak ne aradığını bilmeden eksik veya fazla bilgi sunabilir. PMO şablonunu değiştirmek ise, yöneticinin gerçek ihtiyacı netleşmeden yapılan bir varsayım olur ve gereksiz bir çaba olabilir.