Bir ürün geliştirme projesinde paydaşlar, teslim edilen işlevlerin iş gereksinimlerini karşılamadığından sürekli şikayet etmektedir. Sponsor, kaynakların etkin kullanılıp kullanılmadığını sormaktadır. İşletmeye değer katmayan işlerin teslim edilmesini önlemek için proje yöneticisi ne yapmalıydı?

Doğru cevap, ürün sahibini paydaşlarla buluşmaya ve onların ihtiyaçlarına göre bir ürün biriktirme listesi (product backlog) oluşturmaya teşvik etmektir. Bu yaklaşım, paydaşların beklentilerinin doğru bir şekilde anlaşılmasını ve ürün kapsamının bu beklentilere göre şekillendirilmesini sağlar. Ürün sahibi, paydaşlar adına hareket ederek iş gereksinimlerini netleştirir ve ürün biriktirme listesini önceliklendirir. Bu sayede, geliştirilen özelliklerin gerçekten değer katması ve paydaş memnuniyetini artırması hedeflenir. Diğer seçenekler neden yanlış: Şikayetleri değişiklik talebi olarak kaydetmek, sorunun temel nedenini çözmez; sadece mevcut kapsamdaki değişiklikleri yönetir. Ürün kapsamından sapmayı yasaklamak, paydaşların değişen ihtiyaçlarını göz ardı eder ve esnekliği ortadan kaldırır. Paydaş ihtiyaçlarını belgelemek ve retrospektifte gözden geçirmek faydalı olsa da, bu durum zaten teslim edilmiş olan ve değeri sorgulanan işler için geç kalınmış bir adımdır. Asıl sorun, başlangıçta ihtiyaçların doğru anlaşılmamasıdır.