Bir ürün sürümü sırasında, başka bir ürün grubundan bir başkan yardımcısı, sürümden önce çalışma gerektiren geçerli bir endişe dile getirdi; daha önce dahil edilmemişti ve isteği sürümü geciktirdi. Proje yöneticisi projenin daha önceki aşamalarında ne yapmalıydı?

Proje yöneticisi, projenin erken aşamalarında tüm potansiyel paydaşları belirlemeli ve paydaş kayıt defterine eklemelidir. Bu, onların beklentilerini, ilgi alanlarını ve potansiyel etkilerini anlamayı sağlar. Başkan yardımcısının geç gelen endişesi, paydaş tanımlama sürecinde bir eksiklik olduğunu gösterir. Risk kaydına belgeleme, paydaş tanımlandıktan sonra yapılabilecek bir eylemdir, ancak öncelikle paydaşın kendisi belirlenmelidir. Proje sınırlarını iletmek önemlidir, ancak bu, paydaşın baştan tanımlanmış olması gerektiği gerçeğini değiştirmez. Anlaşmazlıkları üst yönetime iletmek, sorunun tırmanması durumunda bir seçenektir, ancak erken paydaş katılımı bu tür durumları önleyebilir.