Birincil bir paydaş, durum toplantılarına düzenli olarak katılamamaktadır. Proje yöneticisi onları gayri resmi ve düzenli olarak bilgilendiriyordu, ancak proje yöneticisi istifa ediyor ve gelen yöneticiye brifing vermeyecek. Proje yöneticisi, yeni yöneticinin bu güncellemeleri sürdürmesini nasıl sağlamalıdır?

Doğru cevap, Paydaş katılım planını, paydaş için özel iletişim ihtiyaçlarıyla güncellemektir. Paydaş katılım planı, paydaşların projeye nasıl dahil edileceğini ve iletişim ihtiyaçlarını detaylandıran bir belgedir. Bu planı güncellemek, yeni proje yöneticisinin bu paydaşın özel iletişim gereksinimlerini anlamasını ve sürdürmesini sağlayacak en etkili yoldur. Proje ekibinin rehberliğe sahip olduğundan emin olmak iyi olsa da, bu durum kalıcı bir çözüm sağlamaz. Proje belgelerinin özel talimatlar içermesi genel bir yaklaşım olup, paydaş katılım planı kadar spesifik ve eyleme yönelik değildir. İletişim yönetimi planını güncellemek de faydalıdır ancak paydaş katılım planı, paydaşın projeye katılımı ve etkileşimi üzerine daha odaklıdır.