Çeşitli departmanlardan kişilerin dahil olduğu bir projeyi yöneten proje yöneticisi, paydaşların farklı beklentilere sahip olduğunu ve bunun sık sık kafa karışıklığına ve yanlış anlaşılmalara yol açtığını fark eder. Proje yöneticisi bu farklı paydaş gruplarını nasıl entegre etmelidir?

Farklı paydaş beklentileri, projenin hedeflerini, kapsamını veya çıktılarını etkileyebilecek bir belirsizlik kaynağıdır. Bu durum, proje için bir risk teşkil eder. Proje yöneticisi, bu tür belirsizlikleri ve potansiyel olumsuz etkilerini bir risk olarak ele almalı, olasılığını ve etkisini analiz etmeli ve uygun bir risk yanıt planı geliştirmelidir. Bu yaklaşım, paydaş entegrasyonunu sağlamanın proaktif ve yapılandırılmış bir yoludur. Ortak bir kalite politikası geliştirmek, paydaş beklentilerini doğrudan yönetmez. Bireysel toplantılar yapmak faydalı olsa da, temel sorunu (farklı beklentilerden kaynaklanan riski) sistematik olarak ele almaz ve sponsorla paylaşmak çözümden ziyade bir bildirimdir. Ekip üyelerinin paydaş anlaşmazlıklarından etkilenmemesini istemek ise, sorunu göz ardı etmek anlamına gelir ve uzun vadede sürdürülebilir bir çözüm değildir.