Geçmiş bir projeden çıkarılan dersleri gözden geçirirken, bir proje yöneticisi, müşterinin mühendisinin sözleşmede belirtilmeyen değişiklikler de dahil olmak üzere her değişikliği incelemekte ısrar ettiğini fark eder. Proje yöneticisi, projeyi planlarken bu durumu nasıl ele almalıdır?

Doğru cevap, gelecekteki sorunları önlemek için değişiklik yönetimi planının bu gereksinimi açıkça belgelediğinden emin olmaktır. Geçmiş dersler, müşterinin mühendisinin sözleşmede belirtilmeyen değişiklikleri bile incelemekte ısrar ettiğini gösteriyor. Bu, gelecekteki projelerde potansiyel bir sorun kaynağıdır. Değişiklik yönetimi planını bu özel gereksinimi içerecek şekilde güncellemek, beklentileri netleştirir ve gelecekteki anlaşmazlıkları önler. Proje şartnamesini güncellemek doğru değildir çünkü şartname projenin kapsamını ve hedeflerini tanımlar, değişiklik yönetimi sürecini değil. Müşteriyle görüşerek anladıklarından emin olmak iyi bir adımdır ancak tek başına yeterli değildir; bu gereksinimin resmi olarak belgelenmesi gerekir. Bunu bir risk olarak kaydetmek ve hafifletme eylemlerini açıklamak, sorunu yönetmek yerine önlemek daha iyi olduğu için ikincil bir yaklaşımdır. En etkili çözüm, bu dersi değişiklik yönetimi planına entegre etmektir.