Kritik bir yol etkinliği için kritik bir sunucu alımı henüz gelmedi ve bu durum zaman çizelgesi ile maliyet üzerinde olumsuz etkiler yarattı. Sorumlu ekip üyesi, tedarikçiye birden fazla e-posta gönderdiğini ancak yanıt alamadığını belirtiyor. Bu durumu önlemeye hangi belge yardımcı olurdu?

İletişim yönetimi planı, projenin iletişim ihtiyaçlarını, kiminle, ne zaman, hangi yöntemle ve hangi sıklıkta iletişim kurulacağını tanımlar. Bu plan, kritik bir tedarikçiden yanıt alınamadığında izlenecek prosedürleri (örneğin, ne zaman ve nasıl takip edileceği) içermelidir. Bu sayede, ekip üyesi e-postalarına yanıt alamadığında ne yapacağını bilirdi ve durumun zaman çizelgesi ile maliyet üzerindeki olumsuz etkileri önlenebilirdi. Gerilimi tırmandırma süreci (escalation process) genellikle iletişim yönetim planının bir parçasıdır ve tek başına bir belge olarak bu sorunu tamamen önlemez. İş tanımı (SOW), tedarikçinin teslimatlarını ve beklentilerini tanımlar ancak iletişim eksikliğini gidermez. Paydaş kayıt defteri (stakeholder register) paydaşları listeler ancak iletişim yöntemlerini veya sorun çözme adımlarını içermez.