Küresel bir projede, başka bir ülkeden bir ekip üyesi düzenli toplantılara katılamamaktadır. Diğer üyeler toplantıların gerekliliğini sorgulamaya başlar ve bu durum zaman çizelgesini ve kaliteyi etkiler. Proje yöneticisi teslimatları yönetmek için ne yapmalıdır?

Doğru cevap, proje toplantısının gündemini tanımlamaktır. Net bir gündem, toplantının amacını, ele alınacak konuları ve beklenen sonuçları belirleyerek verimliliği artırır. Bu, toplantıların gerekliliğini sorgulayan ekip üyelerinin toplantıların değerini anlamasına yardımcı olur ve zaman çizelgesi ile kalite üzerindeki olumsuz etkileri azaltır. Başka bir ülkeden katılamayan ekip üyesi için de gündem, toplantıda nelerin konuşulduğunu takip etmesini ve katkıda bulunmasını kolaylaştırır. Proje toplantısı için kuralları tanımlamak (A), faydalı olsa da, toplantıların neden yapıldığını ve neyin başarılacağını açıklamaz. Tüm üyelerin tüm proje toplantılarına katılmasını zorunlu kılmak (B), katılımı artırabilir ancak toplantıların verimsiz olduğu algısını ortadan kaldırmaz ve katılamayan üye için çözüm sunmaz. Tüm üyelerin proje toplantılarında çalışmalarını tartışmasını zorunlu kılmak (C), toplantıları uzatabilir ve her zaman gerekli olmayabilir; ayrıca toplantının ana amacından saptırabilir.