Matris bir organizasyonda, bir proje yöneticisi şirketin takip sistemindeki çakışmaları azaltmak için dahili bir yazılım projesi yürütmektedir. Geliştiriciler uygulamayı dağıttı ve bazı faydalar sağlıyor, ancak tam faydaların elde edilmesi zaman alacaktır. Proje yöneticisi ne yapmalıdır?

Doğru cevap, projenin fonksiyonel liderleriyle koordinasyon kurmaktır. Proje yöneticisi, projenin çıktıları dağıtılmış ve faydalar elde edilmeye başlanmış olsa da, projenin kapanışına geçmeden önce paydaşların (burada fonksiyonel liderler) geçişe hazır olduğunu ve faydaların sürdürülebilirliğini doğrulamalıdır. Bu, projenin hedeflerine ulaşıldığından ve organizasyonel adaptasyonun sağlandığından emin olmak için kritik bir adımdır. Diğer seçenekler neden yanlış: "Tüm faydalar elde edilene kadar projeyi yönetmeye devam edin" seçeneği yanlıştır çünkü bir proje, faydaların tamamının elde edilmesi için süresizce açık tutulmaz; proje, çıktıların teslimi ve faydaların başlatılmasıyla kapanış aşamasına geçer. Fayda elde etme, proje sonrası bir süreçtir. "Fayda elde etmeyi izlemek ve raporlamak için yeni bir projenin başlatılmasını talep edin" seçeneği gereksizdir. Fayda izleme genellikle projenin kapanışından sonra operasyonel süreçlerin bir parçasıdır ve yeni bir proje gerektirmez. "Belgeleri güncelleyin, nihai olarak işaretleyin ve projeyi kapatın" seçeneği, koordinasyon adımı atlandığı için erken bir eylemdir. Kapanıştan önce paydaş onayı ve geçişin doğrulanması önemlidir.