Matris organizasyon yapısına sahip bir şirkette, dahili takip sistemini iyileştirmeye yönelik bir projede, devlet muhasebe gereksinimlerinde beklenmedik bir değişiklik yapılması gerekmektedir. Geliştirme ekibi bu değişikliği ek maliyet olmadan uyguladı, ancak test maliyetleri test bütçesini aşıyor. Proje yöneticisi ne yapmalıdır?

Doğru cevap, ek testleri finanse etmek için yönetim süreci aracılığıyla maliyet temel çizgisine bir değişiklik talebi sunmaktır. Beklenmedik bir değişiklik nedeniyle test bütçesi aşıldığında, proje yöneticisi maliyet temel çizgisini güncellemeli ve bu değişikliği resmi bir değişiklik kontrol süreciyle yönetmelidir. Bu, projenin finansal durumunu doğru bir şekilde yansıtır ve paydaşların onayını sağlar. İhtiyat rezervi fonları, tanımlanmış riskler için ayrılır; burada ise beklenmedik bir durum söz konusudur ve bütçe aşıldığı için temel çizgi değişikliği gereklidir. Geliştirmeden fonların yeniden tahsis edilmesi, geliştirme kapsamını tehlikeye atabilir ve maliyet-fayda analizi bu durumda doğrudan çözümü sağlamaz. Tahminlerin temelini ve maliyet yönetim planını güncellemek, değişikliğin resmi olarak onaylanmasından sonra yapılacak adımlardır, ancak önce temel çizgi değişikliği talep edilmelidir.