Müşteri, teslim edilen bir çıktının düzgün çalışmadığı için talepte bulundu. Araştırma sonucunda, teslimatın harici bir sağlayıcıya yaptırıldığı ve proje yöneticisine bilgi verilmediği ortaya çıktı. Bu durumu daha erken tespit etmeye yardımcı olacak birincil araç hangisi olurdu?

İletişim yönetimi planı, projenin tüm iletişim ihtiyaçlarını, kiminle, ne zaman, hangi yöntemle ve hangi sıklıkta iletişim kurulacağını belirler. Bu senaryoda, dış sağlayıcıyla yapılan teslimatın proje yöneticisine bildirilmemesi, iletişim planının eksik veya uygulanmamış olduğunu gösterir. Etkin bir iletişim planı, bu tür kritik bilgilerin zamanında ve doğru kişilere ulaşmasını sağlayarak sorunun erken tespit edilmesine yardımcı olurdu. Kapsam temel çizgisi, projenin neyi içerdiğini tanımlar ancak iletişimin nasıl yönetileceğini belirtmez. Risk kayıt defteri, potansiyel riskleri listeler ancak iletişim eksikliğinin kendisi bir riskten ziyade bir yönetim zafiyetidir. Paydaş kayıt defteri, paydaşları tanımlar ancak onlarla nasıl iletişim kurulacağını detaylandırmaz.