Operasyon departmanındaki bir fonksiyonel yönetici, proje yöneticisinden birkaç hafta önce resmen kapatılmış bir proje için küçük bir ek kapsam öğesini tamamlamasını ister. İş, günlük operasyonlar için uygun görünmektedir. Proje yöneticisi bu talebi nasıl ele almalıdır?

Proje yöneticisi, kapatılmış bir proje için gelen bu ek kapsam talebini doğrudan reddetmemeli veya hemen kabul etmemelidir. Öncelikle talebin niteliğini, aciliyetini, kapsamını ve olası etkilerini (maliyet, zaman, risk) değerlendirmelidir. Bu değerlendirme sonucunda, talebin proje kapanışına aykırı olup olmadığını, günlük operasyonel bir iş mi yoksa projenin eksik kalmış bir parçası mı olduğunu anlamalıdır. Ardından, bu değerlendirmeye dayanarak uygun iletişim stratejisini belirlemelidir. Bu, fonksiyonel yöneticiye durumu açıklamak, olası çözümleri tartışmak veya resmi bir değişiklik talebi sürecini başlatmak anlamına gelebilir. Diğer seçenekler neden yanlış: Talebi karşılamak için alternatif organizasyonel kaynakları kontrol etmek, talebin niteliği değerlendirilmeden erken bir adımdır. Belki de bu işin yapılmasına gerek yoktur veya başka bir departmanın sorumluluğundadır. İşi gerçekleştirmek için bütçe ve kaynakların mevcut olduğunu onaylamak, talebin uygunluğu ve gerekliliği değerlendirilmeden önce kaynakları tahsis etmeye çalışmaktır. Bir değişiklik talebi göndermek ve gerekli bütçe ve kaynakları tahsis etmek, talebin niteliği ve uygunluğu tam olarak anlaşılmadan önce resmi bir süreci başlatmaktır. Belki de bu bir değişiklik talebi gerektirmeyen basit bir operasyonel görevdir veya hiç yapılmaması gereken bir iştir.