Proje ekibi, ülke çapında kriz yardımını yönetecek bir çözüm geliştiriyor. Zamanlarının çoğunu son kullanıcılarla toplantılarda geçiriyorlar ve bu durum ilerlemeyi yavaşlatıyor. Proje yöneticisi, paydaş onayını alırken dağıtımı nasıl zamanında tutmalıdır?

Doğru cevap, şeffaflığı artırarak ve paydaş katılımını kolaylaştırarak toplantı sayısını azaltmayı hedefler. Tüm gereksinimleri, öncelikleri ve ilerlemeyi görünür bir panoya (örneğin, Kanban veya Scrum panosu) koymak, paydaşların projenin durumu hakkında bilgi edinmelerini sağlar ve sürekli toplantı ihtiyacını azaltır. Bu yaklaşım, ekibin geliştirme çalışmalarına odaklanmasına olanak tanırken, paydaşların da bilgilendirilmesini ve geri bildirimde bulunmasını sağlar. Diğer seçenekler ise şunlardır: Günlük toplantılar düzenlemek, sorunun temel nedeni olan aşırı toplantı yükünü çözmez, aksine durumu daha da kötüleştirebilir. Toplantılara katılmayı bırakıp geliştirmeye başlamak, paydaş katılımını tamamen ortadan kaldırır ve yanlış veya eksik bir çözüm geliştirme riskini artırır. Proje sponsorundan ekip adına toplantılara katılmasını istemek, sponsorun zamanını gereksiz yere meşgul edebilir ve ekibin doğrudan paydaş geri bildirimi almasını engeller.