Proje kapanışı sırasında proje yöneticisi, müşterinin belirli bir hizmeti kullanmadığını fark etti. Müşteri, hizmeti sözleşme bitiş tarihinin ötesine gayri resmi olarak uzatmayı talep ediyor, ancak sözleşme hizmetin sona erdiğini açıkça belirtiyor. Proje yöneticisi projeyi kapatmak için bu durumu nasıl ele almalıdır?

Proje yöneticisi, sözleşme kapsamı dışında kalan bir hizmet uzatma talebiyle karşı karşıyadır. Bu durum, projenin temel belgelerinden olan sözleşmeye aykırıdır. Bu nedenle, resmi bir değişiklik kontrol süreci başlatılmalı ve bir değişiklik talebi (change request) yayınlanmalıdır. Bu yaklaşım, projenin entegre değişiklik kontrol sürecine uygun hareket edilmesini sağlar ve tüm paydaşların (müşteri, proje ekibi, yönetim) durumu resmi olarak değerlendirmesine ve onaylamasına olanak tanır. Diğer seçenekler neden yanlış: Ek hizmet saatlerini onaylaması için talebi fonksiyonel yöneticiye iletmek, sözleşme kapsamı dışındaki bir konuyu resmi olmayan yollarla çözmeye çalışmaktır ve proje yönetim ilkelerine aykırıdır. Müşterinin gayri resmi teklifini kabul etmek, sözleşme ihlaline yol açabilir ve projenin yasal ve finansal risklerini artırır. Talebi reddedip öğrenilen derslere kaydetmek, müşterinin ihtiyacını göz ardı eder ve müşteri memnuniyetini olumsuz etkileyebilir. Ayrıca, bu durumun resmi bir süreçle ele alınması gerekmektedir.