Yeni raporlama sistemini inceleyen müşteri, yazdırma modülünün bir bileşeninin eksik olduğunu bildiriyor. Proje yöneticisi WBS'yi kontrol eder ve bileşenin dahil edildiğini doğrular. Proje yöneticisi ilk olarak ne yapmalıdır?

Müşteri bir eksiklik bildirdiğinde, proje yöneticisinin ilk adımı durumu tam olarak anlamaktır. Proje ekibiyle görüşmek, sorunun doğasını, nedenini ve WBS'de yer almasına rağmen neden eksik göründüğünü anlamak için en uygun yoldur. Bu görüşme, sorunun bir yanlış anlama mı, bir uygulama hatası mı, yoksa başka bir durumdan mı kaynaklandığını ortaya çıkarabilir ve daha sonraki eylemler için temel oluşturur. Diğer seçenekler bu aşamada uygun değildir: Kalite denetimi istemek, sorunun ne olduğunu tam olarak bilmeden erken bir adımdır. Sorunu hemen sponsorla görüşmek, durumu henüz tam olarak anlamadan gereksiz bir tırmandırma olabilir. Değişiklik talebi oluşturmak, sorunun nedenini anlamadan ve çözümünü belirlemeden önce yapılmamalıdır; belki de bir değişiklik talebine gerek yoktur.