Yürütülmekte olan bir proje, programın gerisinde kalmış ve bazı malzemeleri eksiktir. Bir yüklenici, eksik malzemeleri tedarik etmeyi ve maliyetini karşılamayı teklif eder, çünkü dahili tedarik daha fazla gecikmeye neden olacaktır. Proje yöneticisi, yüklenicinin önerdiği maliyetlere katılmaz. Proje yöneticisi bundan sonra ne yapmalıdır?

Doğru cevap, tedarik yönetimi planını güncellemek ve yükleniciyle müzakere etmektir. Proje yöneticisi, projenin gerisinde kalması ve malzeme eksikliği gibi sorunlarla karşılaştığında, mevcut tedarik planını gözden geçirmeli ve güncel duruma göre ayarlamalıdır. Yüklenicinin teklifi, projenin ilerlemesi için bir çözüm sunsa da, maliyetler konusunda anlaşmazlık olduğu için müzakere şarttır. Bu, projenin hem zaman çizelgesini hem de bütçesini korumak için en uygun yaklaşımdır. Ek bütçe onayı istemek, sorunun kök nedenini ele almaz ve her zaman mümkün olmayabilir. Yükleniciden teklifi gözden geçirmesini istemek, proaktif bir adım değildir ve müzakere sürecinin bir parçası olmalıdır. Tedarik stratejisini revize etmek, daha geniş kapsamlı bir değişiklik olup, bu özel durumda öncelikle tedarik yönetimi planının güncellenmesi ve müzakere daha acil ve hedefe yönelik bir çözümdür.