一位主要利害關係人無法持續參加例行會議。專案經理一直非正式且定期地向他們更新專案進度，但專案經理即將離職，並且不會向接任的經理簡報。專案經理應如何確保新任經理能持續這些更新？

正確答案是更新利害關係人參與計畫，納入該利害關係人的特定溝通需求。利害關係人參與計畫是專門用來記錄和管理利害關係人參與策略的文件，包括他們的溝通偏好和需求。透過更新此計畫，可以確保新任經理能清楚了解這位關鍵利害關係人的特殊溝通方式，並能持續提供適當的更新。 確保專案團隊了解需求是不足夠的，因為團隊成員可能會變動或資訊傳遞不完整。更新專案文件可能包含廣泛資訊，但不如利害關係人參與計畫那樣專注於溝通策略。更新溝通管理計畫雖然也涉及溝通，但利害關係人參與計畫更側重於如何讓特定利害關係人有效參與，這更符合題目中這位關鍵利害關係人的特殊情況。