一位團隊成員表示，他們不確定自己是否正在使用最新的需求文件，因為一週前曾寄送一封電子郵件，而且他們之前花費了 20 多個小時處理一個檔案，但該檔案後來被另一位團隊成員更新，而該成員卻沒有發送修訂版本。專案經理應該怎麼做才能避免這種情況？

實施專案管理資訊系統 (PMIS) 是最有效的解決方案，因為它提供一個集中且受控的文件儲存庫。PMIS 確保所有團隊成員都能存取最新版本的文件，並提供版本控制功能，避免因使用過時文件而導致的返工。透過讓團隊成員在同一地點工作來鼓勵改進溝通，並不能保證文件版本的一致性。修訂溝通管理計畫可能有所幫助，但若沒有一個技術系統來執行，其效果有限。禁止團隊成員透過電子郵件發送需求文件，並不能解決核心問題，即缺乏集中化的版本控制。