一位專案經理在需求收集階段接手專案。一位利害關係人聲稱他們沒有收到進度更新，即使每週報告都已發送。專案經理應該怎麼做才能確保利害關係人獲得適當的資訊？

正確答案是評估所有專案利害關係人，並記錄他們偏好的溝通方式和頻率。專案經理接手專案後，應首先了解利害關係人的溝通需求。透過評估並記錄他們的偏好（例如：報告格式、頻率、傳遞方式），可以確保資訊以他們最能接受和理解的方式傳達，從而解決未收到更新的問題。 召開指導委員會會議可能過於正式且不適合所有利害關係人，也無法解決根本的溝通偏好問題。每日報告頻率過高，可能造成資訊超載，且不符合所有利害關係人的需求。讓利害關係人參與團隊的每週會議，雖然能提供資訊，但可能不符合他們的時間安排或資訊需求層級，且未事先了解其偏好。