一個由共處一室的團隊執行的增量專案使用看板來視覺化進行中的工作 (WIP)。一個關鍵的外部利害關係人要求暫停所有活動，直到分發狀態報告為止。專案經理應該怎麼做才能避免這種情況？

專案經理應主動向所有利害關係人發送定期狀態更新報告，以確保他們隨時了解專案進度，並避免因資訊不足而導致的干預。每週報告能提供足夠的頻率，讓利害關係人掌握最新資訊，而不會過於頻繁。將專案文件儲存在共享資料夾中雖然有助於資訊共享，但不能保證利害關係人會主動查看。與外部利害關係人組織每月會議頻率太低，無法及時解決問題。邀請所有利害關係人參加每日站立會議不切實際，且可能對外部利害關係人造成過度負擔。