一家 IT 公司的專案經理啟動了一個專案，團隊成員分佈在五個國家和四個時區。在與贊助商和利害關係人的初期會議中，與會者遲到、遇到網路連線問題，並經歷語言障礙。專案經理應該怎麼做才能改善團隊溝通？

正確答案是「立即為公司和團隊成員建立一份團隊溝通管理計畫，供其遵循」。面對分散在多個國家和時區的團隊，以及會議中出現的遲到、網路問題和語言障礙，制定一份全面的溝通管理計畫是解決這些挑戰的關鍵第一步。這份計畫應明確定義溝通方式、頻率、工具、責任人，並考慮時區差異和語言支援需求，確保所有團隊成員都能有效參與。 安排面對面會議雖然有助於建立關係，但在專案初期和面對如此分散的團隊時，可能不切實際且成本高昂，無法立即解決現有問題。解釋重疊工作時間的好處是溝通計畫的一部分，但本身並非一個完整的解決方案。分享聯絡日誌文件有助於聯絡，但無法解決溝通方式、工具和流程混亂的問題。