在執行期間，某個任務需要為服務供應商建立一份關鍵文件。一位資深工程師準備了詳細的說明，但在文件發送兩天後，供應商要求澄清，這可能會導致一天或更長時間的延遲。專案經理接下來應該怎麼做？

專案經理應與該工程師討論問題，以了解文件不清晰的原因，並共同找出改進方法，例如建立標準化範本或更詳細的審核流程。這屬於根本原因分析和經驗學習，有助於防止未來發生類似問題，提升團隊能力。指派另一位工程師只是治標不治本，未能解決根本問題。在看板上記錄並標記優先級雖然是管理工具，但並未解決問題的根源。將問題上報給職能經理可能導致工程師感到被懲罰，不利於團隊合作和問題解決。