某軟體專案的利害關係人表示他們從未收到功能測試狀態報告。專案經理提供了報告，而利害關係人發現他們負責領域的一項重要功能未經測試。專案經理應該使用哪種工具來預防這種情況發生？

利害關係人登錄檔包含利害關係人的姓名、職稱、聯絡資訊、期望、影響力、權力、利益以及溝通需求。專案經理應根據登錄檔中的溝通需求，確保所有相關利害關係人收到其負責領域的報告。如果利害關係人登錄檔中明確記錄了此利害關係人需要接收功能測試狀態報告，則此情況便可避免。問題日誌用於記錄和追蹤專案中出現的問題，而不是預防問題。專案範圍說明書定義了專案的範圍，但不包含溝通計畫。專案章程授權專案啟動，但其細節不足以管理日常溝通。