某顧問公司簽訂了為期 18 個月的合約，但專案卻持續了 32 個月，導致專案中期必須進行計畫外的重新招標。專案經理應該怎麼做才能避免這種情況？

正確答案是制定一份詳細、分階段的採購管理計畫，涵蓋所有必要的活動，並取得客戶核准。這能確保所有採購活動（包括潛在的續約或重新招標）都在專案初期被識別、規劃並獲得利害關係人（包括客戶）的同意。如此一來，任何預期外的採購需求都能被預先考量，並納入專案時程與預算中，從而避免專案中期出現意外的重新招標。 讓客戶參與所有協商階段可能過於繁瑣且效率不高，且無法從根本上解決規劃不足的問題。與客戶事先約定採購狀態的報告頻率是良好的溝通實踐，但不能替代全面的採購規劃。在簽署第一份合約之前就準備並協商第二份合約，雖然可能解決部分問題，但如果沒有詳細的採購管理計畫，仍可能遺漏其他潛在的採購需求，且在專案初期就承諾第二份合約可能不切實際。